Baskı maliyeti nasıl ölçülür?

Baskı gideri genellikle toner faturalarıyla anılır ve tek bir kalem gibi görünür. Oysa toner, toplam maliyetin yarısına bile ulaşmayabilir. Ölçülmediği için de yönetilemez.

Ölçüme başlamanın maliyeti düşüktür: cihazların sayaç değerleri ve bir yıllık sarf faturaları yeterlidir. Zor olan, hangi kalemlerin hesaba gireceğini doğru belirlemektir.

Temel ölçü sayfa başı maliyettir. Bir yıllık toplam baskı giderini aynı dönemde basılan sayfa sayısına bölerek bulunur.

Toplam gidere şu kalemler girer:

Yalnızca toner üzerinden yapılan hesap, gerçek maliyeti belirgin şekilde düşük gösterir ve yanlış karara yol açar.

Renkli ve siyah beyaz baskıyı ayrı hesaplayın. Aradaki fark çoğu cihazda birkaç kattır ve toplamı yorumlamayı zorlaştırır.

Toplam sayı yönetilebilir bir bilgi vermez. Hangi departmanın ne kadar bastığı görülmeden müdahale edilecek nokta bulunamaz.

• Kurumsal cihazların çoğu kullanıcı veya departman bazlı sayaç tutabilir; bu özellik genellikle kurulumda açılmamıştır.
• Kullanıcı bazlı yetkilendirme, güvenli baskı ile birlikte kurulduğunda hem ölçüm hem yazıcıda bekleyen belge sorununu çözer.
• Üç aylık bir ölçüm dönemi, mevsimsel dalgalanmayı görmek için genellikle yeterlidir.

Ölçüm yapan kurumlarda hemen her zaman aynı kalemler çıkar:

• Tek yüz baskı: çift taraflı baskının varsayılan olmaması, kağıt tüketimini yaklaşık iki katına çıkarır.
• Gereksiz renkli baskı: iç yazışma ve taslakların renkli basılması, sayfa maliyetini birkaç kat artırır.
• Alınmayan çıktılar: yazıcıda bekleyip atılan sayfalar. Güvenli baskı bu kalemi doğrudan sıfırlar.
• Yanlış konumlandırılmış cihaz: departmanın uzağındaki cihaz, kullanıcıyı toplu baskı almaya yönlendirir.
• Ölçek dışı cihaz: düşük hacimli cihazla yüksek hacim basmak, sayfa maliyetini yükseltir ve arıza sıklığını artırır.

• Cihaz envanterini çıkarın: model, konum, sayaç değeri, yaş
• Bir yıllık sarf, kağıt ve bakım faturalarını toplayın
• Renkli ve siyah beyaz için ayrı ayrı sayfa başı maliyeti hesaplayın
• Departman bazlı sayaçları açın ve üç ay ölçün
• İsraf noktalarını maliyetle birlikte listeleyin
• Cihaz parkını gerçek hacme göre yeniden boyutlandırın

Bu altı adım sonunda elinizde bir tahmin değil, üzerinde karar verilebilecek bir tablo olur. Cihaz değişimi veya sözleşme yenileme kararı ancak bu tablodan sonra anlamlıdır.